Wij zijn open en transparant. Vertrouwen is een belangrijke pijler van ons kantoor. Wij vinden het dan ook belangrijk om u inzicht te geven in de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. U leest hierover in dit Privacy Statement.
Contactgegevens
HVS TAX B.V. (HVS&P) is de verwerkingsverantwoordelijke en gevestigd aan Calandstraat 70, 3016CD in Rotterdam. Telefonisch kunt u ons bereiken op +31 10 741 1740, per e-mail via info@hvstax.nl.
Op wie is dit Privacy Statement van toepassing?
Dit Privacy Statement geldt voor alle personen van wie HVS&P persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van personen die werkzaam zijn bij HVS&P. Daaronder vallen:
— cliënten van HVS&P;
— potentiële cliënten met wie HVS&P contact heeft gelegd of wil leggen;
— bezoekers van de website van HVS&P;
— ontvangers van nieuwsbrieven en commerciële e-mails van HVS&P;
— alle andere personen die contact opnemen met HVS&P of van wie HVS&P persoonsgegevens verwerkt.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken verschillende categorieën persoonsgegevens:
Persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt
Hieronder vallen contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn ter behandeling van uw zaak door een advocaat of belastingadviseur.
— contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren
— contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken, events, seminars etc. zoals gegevens vermeld op visitekaartjes
Persoonsgegevens gegenereerd tijdens uw bezoek aan onze website en het lezen van nieuwsbrieven
Dit zijn gegevens die gebruikt worden voor analytische doelen.
— IP-nummer
— uw surfgedrag op de website, zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd
— of u een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan u klikt
Persoonsgegevens uit andere bronnen
Dit zijn gegevens die uit openbare informatie kunnen worden achterhaald.
— persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke social media platforms zoals LinkedIn.
— persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster
— persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites
Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Wij zetten ze voor u op een rij:
Het uitvoeren van een overeenkomst waarin u ons de opdracht hebt verstrekt om u bij te mogen staan
Indien u ons vraagt om u bij te staan, dan worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, zoals een kopie van uw identiteitsbewijs of een uittreksel van de Kamer van Koophandel. Ook worden de gegevens gebruikt voor facturatie van de verleende diensten.
Het nakomen van wettelijke verplichtingen
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten en belastingadviseurs bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort). Tevens dienen we te weten wie onze uiteindelijke klant is en is het voor op grond van wetgeving de uiteindelijke gerechtigde van een structuur vast te leggen.
Het onderhouden van contact met u
Uw contactgegevens worden bijgehouden in ons klantsysteem en kunnen worden gebruikt voor onder meer het verzenden van nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen voor events en seminars en het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd.
Het maken van gebruikersstatistieken
De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het click-gedrag van de bezoekers. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij om de website te verbeteren.
Via onze website gebruiken we hiervoor de dienst Google Analytics. Dat gebeurt door het plaatsen van analytische cookies van Google Inc. Via deze dienst verkrijgen wij anonieme rapporten over het gebruik van onze website. Deze cookies zijn op ‘privacy vriendelijk’ ingesteld, conform de handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens, zodat zo min mogelijk informatie wordt verzameld.
Hier treft u (in het Engels) meer informatie aan over deze cookies. Daarnaast biedt Google de mogelijkheid om af te melden voor gegevensverzameling in het kader van Google Analytics, klik daarvoor hier. Algemene informatie over de manier waarop Google cookies gebruikt vindt u hier.
Rechtsgrond van de verwerking
Wij mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als dit kan worden gebaseerd op één van de limitatief opgesomde rechtsgronden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De vier rechtsgronden waar HVS&P zich op baseert zijn:
Toestemming
Als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken.
Op basis van een overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
Indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van juridische of fiscale diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.
Wettelijke verplichting
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht ons om bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort).
In verband met een gerechtvaardigd belang
Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Zo kunnen wij bijvoorbeeld uw contactgegevens gebruiken om u uit te nodigen voor seminars en events.
Verwerkers
Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.
Wij werken bijvoorbeeld met dienstverleners die ons ondersteunen bij het hosten van onze website en het veilig en stabiel houden van onze systemen. Daarnaast maken wij gebruik van clouddiensten. Ook kan het voorkomen dat wij buitenlandse kantoren inschakelen bij onze dienstverlening. Dit zijn allen voorbeelden van partijen die zijn aan te merken als verwerker als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Persoonsgegevens delen met derden
Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens met derden moeten delen. Dat kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven.
Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseren wij met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event of seminar. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld.
Doorgifte buiten de (Europese Economische Ruimte) EER
Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan partijen die buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zijn gevestigd. Dat kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens uitsluitend worden doorgegeven aan partijen buiten de EER indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens of indien een specifieke afwijking van toepassing is.
Wij kunnen persoonsgegevens aan een partij buiten de EER doorgeven als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische of fiscale diensten.
Vragen?
Iedere persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens of vragen dit gebruik te beperken. In bepaalde gevallen kunt u zelfs uw gegevens opvragen en meenemen naar een andere partij. Neemt u voor al deze vragen contact op via +31 10 741 1740 of via info@hvstax.nl.
Klachten?
Als u klachten hebt over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen door een mail te sturen naar info@hvstax.nl of te bellen met +31 10 741 1740. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
Veranderingen
Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die we van u vragen en de wijze waarop we uw persoonsgegevens gebruiken. Ook kan regelgeving wijzigen. In dat geval zullen we dit Privacy Statement aanpassen. We nodigen u daarom uit het Privacy Statement regelmatig te raadplegen, zodat u geïnformeerd blijft. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u hierop ook actief attenderen.